Aktualności kadrowe

Co umieszczamy w dokumentacji urlopowej

Przepisy prawa nie określają jakie konkretnie dokumenty powinny znaleźć się w dokumentacji urlopowej. W związku z tym resort pracy wyjaśnił, że to pracodawca o tym decyduje. Warto jednak, aby pracodawca kierował się praktyką i zwyczajami przyjętymi w danym zakładzie w zakresie realizacji przez pracowników ich prawa do urlopu wypoczynkowego. Pracodawca powinien także brać pod uwagę zabezpieczenie dowodów na wypadek ewentualnych sporów dotyczących udzielania i wykorzystania urlopów wypoczynkowych (stanowisko MRPiPS z 11 stycznia 2019 r.).

Na podstawie tego stanowiska często przyjmuje się, że w dokumentacji tej należy zawrzeć co najmniej dokumenty potwierdzające wykorzystanie urlopu (przeważnie będą to wnioski urlopowe pracownika, rzadziej karty urlopowe itd).

Teoretycznie już sama ewidencja czasu pracy może potwierdzać wykorzystanie przez pracownika urlopu. Ale po pierwsze – ewidencja jest w dokumentacji ewidencyjnej (a dokumentacja urlopowa byłaby wtedy pusta, co nie wydaje się właściwe), a po drugie w razie ewentualnego sporu z pracownikiem wnioski są dodatkowym dowodem (pracodawca może się dzięki nim bronić przed zarzutem, że po prostu wpisał urlop do ewidencji, podczas, gdy pracownik wcale nie chciał go wykorzystać).

Zasada spójności dokumentacji

Od kilku lat każdy z tych rodzajów dokumentacji może być prowadzony w postaci papierowej lub elektronicznej. A zatem, przyjmuje się, że poszczególne części dokumentacji mogą być prowadzone w różnych postaciach (np. akta osobowe papierowo, dokumentacja czasu pracy i wynagrodzeń elektronicznie, a pozostałe papierowo).

Nie można natomiast prowadzić dokumentacji w różnych postaciach w ramach poszczególnych jej części. Czyli np. nie może być tak, że część dokumentacji urlopowej będzie prowadzona papierowo, a część – elektronicznie.

Co przechowujemy w dokumentacji urlopowej i na jakich zasadach?

Jeśli zdecydujesz się na prenumeratę naszej publikacji zyskasz

TESTUJ BEZPIECZNIE PRZEZ 14 DNI I ZAPOZNAJ SIĘ DOKŁADNIE Z WARUNKAMI PRENUMERATY